江西应用科技学院数码照片管理技术规范

第一章 总 则

第一条 为加强和规范数码照片的归档与管理，确保数码照片档案的真实、完整、可用和安全，根据《电子文件归档与管理规范》（GB／T 18894—2002）、《照片档案管理规范》（GB／T 11821—2002）、《档案著录规则》（DA／T18—1999）等标准要求，结合学校实际，制定本规范。

第二条 本规范适用于全校各职能部门，附属单位参照执行。

第三条 本规范所称数码照片是指用数字照相机（Digital Still Camera）拍摄获得的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。将纸质照片进行扫描形成的数字图像的管理可参照本办法。

第四条 本规范所称数码照片档案是指学校各部门在职能活动中形成的，有保存价值的数码照片。数码照片档案由数码照片和元数据两部分组成，元数据一般包括该照片的文字说明与EXIF信息（Exchangeable Image File可交换图像文件）。

第五条 数码照片档案属于全宗档案的组成部分，由学校档案馆实行集中统一管理。档案馆负责建立健全数码照片档案归档制度，对归档范围、归档时间、归档要求等作出明确规定，指导形成部门开展数码照片归档工作。形成部门负责对应归档的数码照片进行收集，按要求向档案馆移交。信息化部门负责为数码照片档案管理提供信息化支持。

第二章 收集和归档

第六条 数码照片档案的收集范围和密级的确定按照《照片档案管理规范》（GB／T 11821—2002）执行。

第七条 数码照片档案的保管期限按照照片的价值划定，分为永久和定期两种。划为定期的一般应定为30年。

第八条 形成部门负责对应归档的数码照片进行收集，按规范要求编写文字说明，实时或定期归档，定期归档应在第二年6月底前完成。具有永久保存价值或者其他重要价值的数码照片，应当转换为纸质照片同时归档。

第九条 数码照片归档时，应由形成部门和档案馆共同进行真实、完整、可用方面的鉴定和检测。数码照片可以存储到符合要求的脱机载体上进行移交，也可以在学校内网上在线移交。

第十条 归档的数码照片应是用数字照相机直接拍摄形成的原始图像文件，一般不能进行修改，为提高画面质量、增强画面效果的后期处理除外。经过添加、合成、挖补等修改的数码照片不能作为档案归档。

第十一条 对反映同一内容的若干张数码照片，应选择其中具有代表性和典型性的数码照片归档，所选照片应该能够反映该项活动的全貌，同时应主题鲜明、影像清晰、画面完整。反映同一场景的数码照片一般只归档一张。

第十二条 归档的数码照片应为JPEG或TIFF格式。对于采用其它格式的数码照片，收集时应在保证分辨率不变和EXIF信息不丢失的前提下，将其转换成JPEG或TIFF格式。

第十三条 归档的数码照片应附加文字说明，文字说明应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息。

第三章 整理和著录

第十四条 在同一全宗内，数码照片档案按“保管期限——形成年度——组”分类。组是指有密切联系的若干张数码照片的集合，如一次会议、一项活动、一个项目、反映同一问题或事由等形成的若干张数码照片为一组。分类方案应保持前后一致，不应随意变动。不同年度的数码照片应分别整理。

第十五条 同一组内的数码照片档案按形成时间或重要程度先后排列。

第十六条 数码照片文件采用“保管期限-年度-组号-张号” 格式命名。

保管期限：分别用“01、02”或“Y、D”对应代表永久、定期。

年度：为4位阿拉伯数字。

组号：在同一年度内的组从“1”开始顺序编号，为4位阿拉伯数字，不足4位的在前补“0”。

张号：同一组内数码照片从“1”开始顺序编号，为4位阿拉伯数字，不足4位的在前补“0”。

例： 2009年教务处拍摄的一组教学工作会议的数码照片为2009年第一组照片，保管期限定为“永久”，存储格式为JPEG，该组第一张照片的文件名应为：01-2009-0001-0001.jpg

第十七条 数码照片档案应在计算机中建立层级文件夹进行分类存储。一般应在计算机硬盘建立“数码照片档案”总文件夹；在总文件夹内按不同保管期限和不同年度建立层级文件夹，并以保管期限和年度命名层级文件夹；在同一年度文件夹内再按不同组分别建立组文件夹，并以该组组号加数码照片主要内容或者事由命名组文件夹，组号与内容或者事由之间加空格。

例：教务处的数码照片档案统一存放在档案室计算机硬盘的非系统分区D盘，2009年教务处拍摄的一组教学工作会议的数码照片为2009年第一组照片，保管期限定为“永久”，该组照片应存放在以下计算机路径下：

D：\数码照片档案\永久\2009\0001 教学工作会议\..

第十八条 数码照片档案机读目录的著录格式应符合《数码照片档案机读目录著录要求》（见附件1）。

第四章 存储、保管和利用

第十九条 数码照片档案的存储应符合《电子文件归档与管理规范》（GB／T 18894—2002）的要求。推荐采用只读光盘(一次写光盘，WORM)为存储载体。软磁盘不能作为数码照片档案的存储载体，移动硬盘、U盘等移动存储设备只能做数码照片档案备份使用，不能作为长期保存的载体。

第二十条 不同年度的数码照片档案一般不应刻录在同一张光盘中。

数码照片档案光盘应一式三套，一套封存保管，一套提供使用，一套异地保存。封存的该套光盘不得提供利用。

第二十一条 数码照片档案的保管按照《电子文件归档与管理规范》（GB／T 18894-2002）的规定执行。要建立数码照片档案的定期检查制度。光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10％，发现问题应及时采取措施。

第二十二条 数码照片档案的利用应遵守本校档案利用借阅制度，进行登记并由利用者反馈利用效果。

第五章 附则

第二十三条 本规范由江西应用科技学院档案馆负责解释。

第二十四条 本规范自2019年9月1日起执行。

江西应用科技学院档案馆

2019年9月1日

附1：

数码照片档案机读目录著录要求

1、著录项目及要求

数码照片档案应至少著录以下字段：全宗号、保管期限、年度、部门、照片组号、张号、参见号、摄影者、时间、题名、文字说明、存储文件名、开放状态。

全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。

保管期限：照片所划定的保管期限，包括永久、长期、短期或永久、30年、10年。

年度：归档年度，采用4位阿拉伯数字。

部门：归档部门，采用部门全称或规范化简称，并保持相对一致和稳定。部门调整变化时以学校文件确定的名称为准。

照片组号：在某一年度内的组从“1”开始的顺序编号，为4位阿拉伯数字，不足4位的在前补“0”。

张号：同一组内数码照片从“1”开始的顺序编号，为4位阿拉伯数字，不足4位的在前补“0”。

参见号：与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号。

摄影者：照片的拍摄单位或拍摄人。

时间：数码照片拍摄时间。采用8位阿拉伯数字，依次为：年代4位，月和日各2位，不足的在前补“0”。

题名：本张照片的标题。

文字说明：本张照片的说明，包括事由、地点、人物、背景等要素。

存储文件名：本张照片的计算机文件名称。

开放状态：本张照片是否开放的标记，开放为“T”,不开放为“F”。

2、数据库结构及字段表：