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学院办公室工作职责

www.jxcsedu.com   作者:网络中心    文章来源:城市学院    点击数:10965    更新时间:2008-9-29

 

1、在院长领导下,处理办公室日常工作;深入各个部门,了解掌握全院情况,及时向领导反映发现的问题,提出改进工作的建议,当好领导的参谋和助手。

2、负责拟写学院的发展规划、工作计划、工作报告、年度工作总结和组织检查评比工作,建立健全全院性规章制度和大事编写工作。

3、负责学院行政领导召开各种会议的记录和材料整理汇总工作,按照学院领导意图协调各部门之间的关系,合理解决工作中产生的矛盾。

4、检查督促院务会议和院长办公会议决定事项的贯彻情况,及时向领导汇报执行中存在的问题。

5、协助有关部门注意发现和总结推广先进工作经验。

6建立基础台帐,统管和指导全院资料汇总和统计工作,按时上报有关统计报表。

7、加强文书管理,负责行政系统公文信件的收发、登记、转递、送批、传阅、催办和文书管理,并做好查阅利用工作。

8、负责院印的掌握使用、审定行政部门印章的刻制和开具行政介绍信。

9、负责人民来信来访(行政部分)的处理,做好上级领导机关或院外单位来院检查、联系的工作人员的接待工作。

10、负责全院档案管理工作。

11、根据院领导指示,认真负责地向上级机关请示汇报工作和代表学院对外联系工作。

12、完成院领导交办的其它工作。

 

学院办公室主任工作职责

1、在院长领导下,主持办公室日常工作,全面落实办公室工作职责。

2、负责组织起草学院行政综合性计划、总结、请示、报告、通知等文件。

3、负责审核、修改各职能科室起草的公文。

4、协助院领导组织安排院务会议、院长办公会议等行政性会议,做好记录,起草会议纪要,并检查会议决定执行情况,及时向院长汇报。

5、负责接待上级领导、兄弟学校及有关部门来宾。

6、负责上级机关在本院召开的会议的组织、协调工作。

7、批阅、处理行政方面的公文。

8、指导全院综合性统计工作和学校档案工作。

9抓好办公室工作人员的思想作风及业务建设,对全室人员进行考核,执行奖惩。

10、负责来信来访接待和处理。

11、经常深入基层,调查、了解全院各方面的工作,及时发现带全局性问题,提出改进意见,供领导决策时参考;协调各部门的工作关系,催办有关工作。

12、负责制定、调整院作息时间表,安排节假日值班。

13、完成领导交办的其它工作。

办公室副主任工作职责

一、协助办公室主任全面落实办公室工作职责。

二、协助办公室主任组织做好学院和办公室的行政事务性工作分管秘书科。

三、协助办公室主任组织有关人员做好上级领导兄弟学校及有关部门来宾的接待工作。

四、协助办公室主任组织有关人员做好全院性大会和重要活动及材料准备工作。

五、协助办公室主任组织有关人员做好统计、电讯、收发文书等工作。

六、协助办公室主任做好办公楼会议室、接待室管理工作。

七、根据学院领导要求,协助办公室主任做好有关督查工作。

八、协助办公室主任抓好办公室工作人员的思想、作风及业务建设。

九、协助办公室主任完成院领导交办的其他工作。

十、办公室主任不在任期间行使办公室主任职责。

 

办公室秘书科长职责

1、负责秘书科的管理工作,协助办公室主任分管档案室、打字室。

2、负责草拟学院行政综合性计划、总结、请示、报告、通知等文稿。

3、协助主任审核、修改各职能科室起草的公文文稿,负责打印文件、资料的文字校对。

4、负责做好院务会议、院长办公会议等行政性会议的会务和记录工作。

5、协助接待上级领导和兄弟学校来宾。

6、协助搞好院办公室业务建设,负责有关信息资料的收集、整理,供领导参考。

7、协助主任做好办公室内务管理,对本室人员进行考勤、考核。

8、协助档案员做好档案资料的收集工作。

9、协助制定、调整、发布学院作息时间表,安排节假日值班。

10、负责长途电话、复印机及其他设备的使用审批和管理,领导院办打印室、审批材料的打印。

11、完成领导交办的其它工作。

 

档案室主任工作职责

一、根据国家有关档案工作的政策和法规,在分管院长、院办主任领导下具体负责制定学校档案工作计划、规划,进行学期年度的本室档案工作总结,拟制(修订)档案业务工作的各项规章制度,并认真地组织实施。

二、熟悉高校档案工作规范,对本室工作人员进行合理分工,随时掌握本校档案工作情况,按计划完成任务。

三、组织本室工作人员参加政治和业务学习,负责组织本校各类档案的立卷部门专(兼)聘人员的业务培训和职业道德修养。

四、负责接待、处理有关单位和群众的来访、来函,负责有关本室档案工作的对外联系。

五、调查了解本校档案工作情况,并就本校档案工作的改革等有关问题,向学校提出意见和建议。

六、完成学院领导和分管领导交办的其它工作,接受上级档案领导部门工作指导、检查。

 

档案员工作职责

一、根据国家和学校有关档案工作的政策、法规,在档案室主任领导下负责做好所管档案的各项业务工作。

二、负责监督、指导、检查、协助所管的各类档案的立卷部门做好文件材料的形成、积累、整理、立卷、归档工作

三、按照《高等学校档案工作规范》和《归档文件整理规则》要求,认真细致地做好所管各类档案材料的交接、收集、鉴定、整理、编制、安全保管、利用、服务统计等各项工作。

四、积极开展档案的编研工作,努力开发档案信息资源,充分发挥起作用。

五、遵守党和国家的有关保密的规定,保证涉密档案的安全,维护国家和学校的合法权益。

六、积极参加档案理论研究和各种学术活动,不断提高业务水平和工作质量。

七、对学校档案工作和档案室的工作提出意见和建议。

八、接受并完成分管领导交办的其它工作。

 

打字员职责

 

1、积极完成领导批准的各种资料的打印工作。

2、认真做好打印设备的日常维护保养工作。

3、不断钻研业务,提高技术水平,加强工作责任心,力求少出差错,提高打印质量。

4、节约用纸,减少浪费。

5、做好有关打印文件、资料的保密工作。

6、完成领导交办的其它工作。

 

办公室科员职责

1、负责行政系统公文信件的收发、登记、转递、送批、传阅、催办和分类保管工作。增强保密观念,保守文件秘密。

2、负责印鉴的使用与管理,保管与开具行政介绍信。

3、负责全校综合性统计工作。负责院办公室设备、备品和会议室的使用与管理。

4、协助主任做好来访接待工作。

5、负责办公室日常事务,以及相关的文书工作。

6、完成领导交办的其它工作。

 

 

 

编 辑:网络中心2

核:网络中心2

 

 

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